Job Description
- Position: Procurement
Assistant
- Position
Type: Full time.
- Duty
Station: Taiz .
- Duration
of Contract: 9 months / The cost of work is lump-sum,
non-incapable and the employee liability does not end except with the
closure of the project.
- Supervision: Direct
supervision of Procurement Officer& Operations Manager
- Dateline: 16-08-2026
I. Background
The Humanitarian Development Program (HDP) is a nonprofit
and independent NGO in Yemen .It focuses on improving the quality of Yemeni
people’s life through well-planned and comprehensive projects in WASH,
education, Food security & livelihood Shelter, CCCM, Protection
,health and related activities that strengthen underserved communities in
all parts of Yemen with the flexibility to respond rapidly to emergencies.
HDP uniquely believes in the power of community, and the strength of partners
and donors to make a positive impact in the lives of Yemeni people HDP uniquely
believes in the power of community, and the strength of partners and donors to
make a positive impact in the lives of Yemeni people. Humanitarian Development
Program (HDP) places human dignity at the center of its relief and development
work. At the heart of the Program’s efforts to impact poverty and social
justice. Vulnerable adults and children are particularly at risk of sexual
exploitation and abuse. HDP defines the program’s commitment to the protection
from sexual exploitation and abuse (PSEA) of vulnerable adults, involving HDP
Employees and Related Personnel. In recognition of the special vulnerability of
children, also HDP affirms commitment to the welfare and protection from sexual
exploitation and all forms of abuse of children, involving HDP employees and
related personnel.
Project Accountant will focus on HDP portfolio and will support the Programs
& Projects Manager in all relevant financial matters.
II. Project Summary :
The School Kitchen Project aims to provide healthy and
proper daily school nutrition for male and female students. The project targets
30,000 students across 55 targeted schools in Taiz Governorate (Al-Mudhaffar,
Al-Qahirah, and Salah Districts), funded by the World Food Programme (WFP) and
implemented in partnership with Hayel Saeed Anam Group (HSA).
III. Duties and Responsibilities
Under the direct supervision of Procurement Officer, the
Procurement Assistant will undertake the following tasks:
- Assist
in processing Purchase Requisitions (PRs) and ensuring all specifications
and required justifications are clearly documented before proceeding.
- Prepare
Request for Quotations (RFQs), distribute them to approved vendors, and
collect sealed bids/quotations in line with procurement thresholds.
- Draft
Bid Analysis Summaries (BAS) and comparison tables for review and approval
by the Procurement Officer and Procurement Committee.
- Prepare
draft Purchase Orders (POs), Service Contracts, and Framework Orders,
ensuring accurate entry of commercial terms and delivery schedules.
- Coordinate
with suppliers and warehouse staff to schedule and facilitate the timely
receipt of food items and operational materials for the Taiz kitchens.
- Verify
delivery documents (Goods Received Notes - GRNs, Waybills, Delivery
Advices) against PO specifications and submit completed packages to
Finance.
- Maintain
and regularly update the local Procurement Tracking Sheet (PTS) to report
the active status of all PRs, POs, and pending payments.
- Organize,
maintain, and digitize all procurement files (physical and electronic
archives), ensuring complete audit trail readiness at all times.
- Assist
in market surveys to gather price trends, explore potential local vendors,
and update the active supplier roster.
- Submitting
procurement plans and reports (weekly/monthly), as well as the final
report for the Procurement Officer
- Perform
any other operational or administrative procurement duties requested by
the Procurement Officer or Logistics Manager.
- Assist
in processing Purchase Requisitions (PRs) and ensuring all specifications
and required justifications are clearly documented before proceeding.
- Prepare
Request for Quotations (RFQs), distribute them to approved vendors, and
collect sealed bids/quotations in line with procurement thresholds.
- Draft
Bid Analysis Summaries (BAS) and comparison tables for review and approval
by the Procurement Officer and Procurement Committee.
- Prepare
draft Purchase Orders (POs), Service Contracts, and Framework Orders,
ensuring accurate entry of commercial terms and delivery schedules.
- Coordinate
with suppliers and warehouse staff to schedule and facilitate the timely receipt
of food items and operational materials for the Taiz kitchens.
- Verify
delivery documents (Goods Received Notes - GRNs, Waybills, Delivery
Advices) against PO specifications and submit completed packages to
Finance.
- Maintain
and regularly update the local Procurement Tracking Sheet (PTS) to report
the active status of all PRs, POs, and pending payments.
- Organize,
maintain, and digitize all procurement files (physical and electronic
archives), ensuring complete audit trail readiness at all times.
- Assist
in market surveys to gather price trends, explore potential local vendors,
and update the active supplier roster.
- Submitting
procurement plans and reports (weekly/monthly), as well as the final
report for the Procurement Officer
- Perform
any other operational or administrative procurement duties requested by
the Procurement Officer or Logistics Manager.
- المساعدة في معالجة طلبات الشراء (PRs) والتأكد من توثيق
كافة المواصفات الفنية والمبررات المطلوبة بوضوح قبل البدء بالتنفيذ.
- إعداد طلبات عروض الأسعار (RFQs)، وتوزيعها على
الموردين المعتمدين، وجمع العطاءات/العروض وفقاً لحدود الصلاحيات المحددة.
- إعداد مسودات مذكرات تحليل العطاءات (BAS) وجداول المقارنة
للمراجعة والاعتماد من قبل ضابط المشتريات ولجنة المشتريات.
- إعداد مسودات أوامر الشراء (POs)، وعقود الخدمات،
وأوامر الاتفاقيات الإطارية مع التأكد من دقة الشروط التجارية ومواعيد
التسليم.
- التنسيق مع الموردين ومسؤولي المخازن لجدولة
وتسهيل الاستلام المنتظم للمواد الغذائية والمستلزمات التشغيلية لمطابخ تعز.
- التحقق من وثائق الاستلام والتسليم (سندات
الاستلام GRN،
مذكرة الشحن) ومطابقتها مع مواصفات أمر الشراء ورفع الملفات المكتملة
للمالية.
- صيانة وتحديث جدول متابعة المشتريات (PTS) بشكل دوري لبيان
حالة طلبات الشراء وأوامر الشراء والمدفوعات القائمة.
- تنظيم وصيانة وأرشفة كافة ملفات المشتريات
ورقية وإلكترونية، وضمان اكتمال وثائق التدقيق (Audit
Trail) في جميع الأوقات.
- المشاركة في المسوح الميدانية للأسواق لجمع
اتجاهات الأسعار، والبحث عن موردين محليين محتملين، وتحديث قائمة الموردين
المعتمدين.
- رفع الخطط والتقارير المتعلقة بالمشتريات
(اسبوعية/شهرية) وكذلك التقرير النهائي لضابط المشتريات
- أداء أي مهام تشغيلية أو إدارية أخرى في
مجال المشتريات بتكليف من ضابط المشتريات أو مدير اللوجستيات.
- المساعدة في معالجة طلبات الشراء (PRs) والتأكد من توثيق
كافة المواصفات الفنية والمبررات المطلوبة بوضوح قبل البدء بالتنفيذ.
- إعداد طلبات عروض الأسعار (RFQs)، وتوزيعها على
الموردين المعتمدين، وجمع العطاءات/العروض وفقاً لحدود الصلاحيات المحددة.
- إعداد مسودات مذكرات تحليل العطاءات (BAS) وجداول المقارنة
للمراجعة والاعتماد من قبل ضابط المشتريات ولجنة المشتريات.
- إعداد مسودات أوامر الشراء (POs)، وعقود الخدمات،
وأوامر الاتفاقيات الإطارية مع التأكد من دقة الشروط التجارية ومواعيد
التسليم.
- التنسيق مع الموردين ومسؤولي المخازن لجدولة
وتسهيل الاستلام المنتظم للمواد الغذائية والمستلزمات التشغيلية لمطابخ تعز.
- التحقق من وثائق الاستلام والتسليم (سندات
الاستلام GRN،
مذكرة الشحن) ومطابقتها مع مواصفات أمر الشراء ورفع الملفات المكتملة
للمالية.
- صيانة وتحديث جدول متابعة المشتريات (PTS) بشكل دوري لبيان
حالة طلبات الشراء وأوامر الشراء والمدفوعات القائمة.
- تنظيم وصيانة وأرشفة كافة ملفات المشتريات
ورقية وإلكترونية، وضمان اكتمال وثائق التدقيق (Audit
Trail) في جميع الأوقات.
- المشاركة في المسوح الميدانية للأسواق لجمع
اتجاهات الأسعار، والبحث عن موردين محليين محتملين، وتحديث قائمة الموردين
المعتمدين.
- رفع الخطط والتقارير المتعلقة بالمشتريات
(اسبوعية/شهرية) وكذلك التقرير النهائي لضابط المشتريات
- أداء أي مهام تشغيلية أو إدارية أخرى في
مجال المشتريات بتكليف من ضابط المشتريات أو مدير اللوجستيات.
I. Core Competencies:
- Integrity
& Ethics: Strict compliance with administrative ethics, transparency,
and organizational procedures.
- Safeguarding
Policy (PSEA): Commitment to safeguarding principles and protection
against exploitation.
- Attention
to Detail & Accuracy: High precision in reviewing documents, numerical
calculations, and administrative records.
II. Functional Competencies:
- Procurement
Operations Support: Sound knowledge of fundamental INGO procurement
workflows, RFQs, BAS, and PO procedures.
- Document
Management & Archiving: Proficiency in establishing organized physical
and digital filing systems (Audit Trail).
- Communication
& Vendor Liaison: Good interpersonal skills to communicate clearly and
professionally with suppliers and internal teams.
- Time
Management & Task Prioritization: Ability to manage multiple requests,
meet tight deadlines, and work under pressure.
III. Education and Experience
- Bachelor’s
degree or Diploma in Business Administration, Supply Chain Management,
Accounting, or a relevant field.
- Minimum
of 1 to 2 years of practical experience in procurement or logistics
support with NGOs or private sector organizations.
- Strong
working knowledge of Microsoft Office applications (Word, Excel) and data
entry software.
- Native
Arabic speaker with Good Working Knowledge of English (written and
spoken).
How to Apply
Applications:
Interested applicants must submit the following
documents/information to demonstrate their qualifications not later than 16-08-2026 (please send to link):
-
https://forms.gle/nHR3fsZ4ZLKyYwKm8
HDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any
kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination.
All selected candidates will be expected to adhere to these standards and
principles and will therefore undergo rigorous reference and background checks.
Background checks will include the verification of academic credential(s) and
employment history. Selected candidates may be required to provide additional
information to conduct a background check.