Job Description

• Position: Data Entry
• Position Type: Full time.
• Duty Station: Taiz .
• Duration of Contract: 9 months / The cost of work is lump-sum, non-incapable and the employee liability does not end except with the closure of the project.
• Supervision: Technically to the MEAL Officer & DPM / Administratively to the Project Manager
• No. of staff required:  2
• Dateline: 16-08-2026

I.    Background

The Humanitarian Development Program (HDP) is a nonprofit and independent NGO in Yemen .It focuses on improving the quality of Yemeni people’s life through well-planned and comprehensive projects in WASH, education, Food security & livelihood Shelter, CCCM, Protection  ,health and related activities that strengthen underserved communities in all parts of Yemen with the flexibility to respond rapidly to emergencies.
HDP uniquely believes in the power of community, and the strength of partners and donors to make a positive impact in the lives of Yemeni people HDP uniquely believes in the power of community, and the strength of partners and donors to make a positive impact in the lives of Yemeni people. Humanitarian Development Program (HDP) places human dignity at the center of its relief and development work. At the heart of the Program’s efforts to impact poverty and social justice. Vulnerable adults and children are particularly at risk of sexual exploitation and abuse. HDP defines the program’s commitment to the protection from sexual exploitation and abuse (PSEA) of vulnerable adults, involving HDP Employees and Related Personnel. In recognition of the special vulnerability of children, also HDP affirms commitment to the welfare and protection from sexual exploitation and all forms of abuse of children, involving HDP employees and related personnel.
Project Accountant will focus on HDP portfolio and will support the Programs & Projects Manager in all relevant financial matters.              

II.    Project Summary :

The School Kitchen Project aims to provide healthy and proper daily school nutrition for male and female students. The project targets 30,000 students across 55 targeted schools in Taiz Governorate (Al-Mudhaffar, Al-Qahirah, and Salah Districts), funded by the World Food Programme (WFP) and implemented in partnership with Hayel Saeed Anam Group (HSA).

III.    Duties and Responsibilities

Under the direct supervision of the Project Manager and M&E Officer the Data entry, will undertake the following tasks: 

• Compile, sort, and organize source documents, distribution lists, and field questionnaires before entering them into project databases.
• Enter field data (beneficiary lists, daily meal distribution, kitchen production logs) accurately and promptly into MS Excel and specialized database software.
• Apply Data Quality Assurance (DQA) protocols by reviewing data for errors or omissions, removing duplicates, and fixing blank or inconsistent records.
• Review field questionnaires and verification forms, resolving data discrepancies using standard procedures or escalating incomplete files to the team leader.
• Prepare all necessary data verification documents for distribution activities, including verified beneficiary lists and school attendance logs.
• Perform regular routine data backups (both local and cloud/server) to ensure information security and prevent data loss.
• Maintain structured digital and physical filing/archiving systems for easy reference, retrieval, and audit readiness.
• Assist the MEAL Officer in extracting data, generating basic statistical summaries, and drafting weekly and monthly indicators for donor reports (WFP).
• Cross-check daily meal receipt reports from targeted schools against kitchen production logs to verify accurate attendance and consumption data.
• Upload plans and reports (daily, weekly, monthly) for distributed meals
• Perform general administrative office tasks related to data management, such as scanning, printing, photo-copying, and updating administrative forms.
• Perform any other data management, tracking, or administrative tasks assigned by the MEAL Officer or Project Manager.
• Compile, sort, and organize source documents, distribution lists, and field questionnaires before entering them into project databases.
• Enter field data (beneficiary lists, daily meal distribution, kitchen production logs) accurately and promptly into MS Excel and specialized database software.
• Apply Data Quality Assurance (DQA) protocols by reviewing data for errors or omissions, removing duplicates, and fixing blank or inconsistent records.
• Review field questionnaires and verification forms, resolving data discrepancies using standard procedures or escalating incomplete files to the team leader.
• Prepare all necessary data verification documents for distribution activities, including verified beneficiary lists and school attendance logs.
• Perform regular routine data backups (both local and cloud/server) to ensure information security and prevent data loss.
• Maintain structured digital and physical filing/archiving systems for easy reference, retrieval, and audit readiness.
• Assist the MEAL Officer in extracting data, generating basic statistical summaries, and drafting weekly and monthly indicators for donor reports (WFP).
• Cross-check daily meal receipt reports from targeted schools against kitchen production logs to verify accurate attendance and consumption data.
• Upload plans and reports (daily, weekly, monthly) for distributed meals
• Perform general administrative office tasks related to data management, such as scanning, printing, photo-copying, and updating administrative forms.
• Perform any other data management, tracking, or administrative tasks assigned by the MEAL Officer or Project Manager.
• تجميع وفرز وتنظيم الوثائق المصدرية وقوائم التوزيع واستبيانات الميدان وتحديد أولويات إدخالها في قواعد البيانات.
• إدخال البيانات الميدانية (قوائم المستفيدين، التوزيع اليومي للوجبات، سجلات إنتاج المطبخ) بدقة وسرعة في الإكسل وقواعد البيانات المعتمدة.
• تطبيق معايير جودة البيانات (DQA) بمراجعة البيانات، إزالة التكرارات، وتصحيح الأخطاء والقيم المفقودة أو التناقضات.
• معالجة الاستبيانات ونماذج التحقق وحل التناقضات باستخدام الإجراءات القياسية أو رفع الحالات غير المكتملة لراصد الميدان/قائد الفريق.
• إعداد وتجهيز كافة وثائق ومستندات التحقق للأنشطة والتوزيعات، مثل القوائم المعتمدة للمستفيدين وسجلات الحضور المدرسي.
• إجراء عمليات النسخ الاحتياطي الروتيني والدوري للبيانات (محلياً وسحابياً) لتأمين المعلومات وحمايتها من الضياع.
• إنشاء وحفظ ونظام أرشفة وفهرسة محكم للملفات والسجلات الميدانية (إلكترونياً وورقياً) لتسهيل الرجوع إليها والجاهزية للتدقيق.
• مساعدة مسؤول المتابعة والتقييم في استخراج البيانات وتلخيص المؤشرات الإحصائية وصياغة التقارير الأسبوعية والشهرية للمانح.
• مطابقة تقارير الاستلام اليومية للوجبات من المدارس المستهدفة مع سجلات إنتاج المطبخ للتحقق من مطابقة الحضور والاستهلاك.
• رفع الخطط والتقارير (يومية/ اسبوعية / شهرية) للوجبات الموزعة
• المساعدة في الأنشطة والمهام المكتبية الإدارية ذات الصلة بإدارة البيانات، مثل المسح الضوئي، الطباعة، وتحديث الاستصالات الإدارية.
• أداء أي مهام أخرى في مجال إدارة البيانات أو المتابعة يتم التكليف بها من قبل مسؤول المتابعة والتقييم أو مدير المشروع.
• تجميع وفرز وتنظيم الوثائق المصدرية وقوائم التوزيع واستبيانات الميدان وتحديد أولويات إدخالها في قواعد البيانات.
• إدخال البيانات الميدانية (قوائم المستفيدين، التوزيع اليومي للوجبات، سجلات إنتاج المطبخ) بدقة وسرعة في الإكسل وقواعد البيانات المعتمدة.
• تطبيق معايير جودة البيانات (DQA) بمراجعة البيانات، إزالة التكرارات، وتصحيح الأخطاء والقيم المفقودة أو التناقضات.
• معالجة الاستبيانات ونماذج التحقق وحل التناقضات باستخدام الإجراءات القياسية أو رفع الحالات غير المكتملة لراصد الميدان/قائد الفريق.
• إعداد وتجهيز كافة وثائق ومستندات التحقق للأنشطة والتوزيعات، مثل القوائم المعتمدة للمستفيدين وسجلات الحضور المدرسي.
• إجراء عمليات النسخ الاحتياطي الروتيني والدوري للبيانات (محلياً وسحابياً) لتأمين المعلومات وحمايتها من الضياع.
• إنشاء وحفظ ونظام أرشفة وفهرسة محكم للملفات والسجلات الميدانية (إلكترونياً وورقياً) لتسهيل الرجوع إليها والجاهزية للتدقيق.
• مساعدة مسؤول المتابعة والتقييم في استخراج البيانات وتلخيص المؤشرات الإحصائية وصياغة التقارير الأسبوعية والشهرية للمانح.
• مطابقة تقارير الاستلام اليومية للوجبات من المدارس المستهدفة مع سجلات إنتاج المطبخ للتحقق من مطابقة الحضور والاستهلاك.
• رفع الخطط والتقارير (يومية/ اسبوعية / شهرية) للوجبات الموزعة
• المساعدة في الأنشطة والمهام المكتبية الإدارية ذات الصلة بإدارة البيانات، مثل المسح الضوئي، الطباعة، وتحديث الاستطلاعات الإدارية.
• أداء أي مهام أخرى في مجال إدارة البيانات أو المتابعة يتم التكليف بها من قبل مسؤول المتابعة والتقييم أو مدير المشروع.

I.    Core Competencies:  

• Integrity & Confidentiality: Absolute commitment to data protection, beneficiary privacy, organizational values, and ethical standards.
• Safeguarding & PSEA: Full adherence to protection from sexual exploitation, abuse protocols, and child safeguarding guidelines And respecting diversity
• Precision & Attention to Detail: Exceptional accuracy in numerical entry, text processing, and detecting data discrepancies.

II.    Functional Competencies:

• Advanced Computer & MS Excel Skills: Proficient in Excel tools (Pivot Tables, formulas, data validation, hyperlinks) and data entry software.
• Data Quality & Cleaning (DQA): Expertise in cleaning datasets, deduplication, handling missing values, and maintaining database integrity.
• Digital Archiving & Backup Management: Mastery in setting up organized folder hierarchies, physical archives, and automated cloud backup systems.
• Time Management & Stress Resilience: High typing speed and efficiency in processing large volumes of data within tight reporting deadlines.

III.    Education and Experience

• Bachelor’s degree or Diploma in Computer Science, Information Technology, Statistics, Business Information Systems, or a related field.
• Minimum of 2 to 3 years of practical experience in data entry and database management, preferably within INGOs or humanitarian context.
• Advanced proficiency in MS Office (Excel, Word, Access), Google Sheets, digital data collection tools (KoboToolbox, ODK), and cloud storage platforms.
• Strong understanding of Data Quality Assurance (DQA) concepts, data cleaning methods, and data protection/confidentiality protocols.
• Fluent Arabic speaker with Good Working Knowledge of English (written and spoken) for data entry and basic technical reporting.

How to Apply

Applications:

Interested applicants must submit the following documents/information to demonstrate their qualifications not later than 16-08-2026 (please send to link): - 

https://forms.gle/XXvfUqor9fSHFqUs9 

HDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination.
All selected candidates will be expected to adhere to these standards and principles and will therefore undergo rigorous reference and background checks. Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check.