كيفية كتابة إيميل رسمي
تعتبر الايميلات أو رسائل البريد الإلكتروني من وسائل الاتصال الأكثر شيوعاً في الوقت الراهن، حيث تستخدم رسائل البريد الإلكتروني في شتى المجالات وللعديد من الأسباب، لعل أبرزها أنها لا تعتبر رسمية كالخطابات، ولكن موثوقة أكثر من الكلام المباشر. إن كنت ممن يعتمدون على رسائل البريد الإلكتروني في أي من المجالات المختلفة، تابع المقال التالي لتتعرف على طريقة كتابة إيميل بالشكل الصحيح.
أولا: كتابة عنوان الايميل (ٍSubject)
والعنوان يتكون من كلمة أو جملة بسيطة، مثلا في حالة التقديم على تدريب صيفي في شركة Google
سوف تكتب Google Summer Training
أول حرف من كل كلمة في العنوان يكون Capital ماعدا حروف الجر مثل (in, on, at, from) وأدوات التعريف والتنكير (a, an, the).
ثانيا: الايميل ويكتب كالآتي:
1_ تحية مثل:
Dear Ms. Soha,
Good Morning Mr. Ali,
الفرق بين Mr. وMs. و Miss و Mrs.
Mr. للرجل
Miss للأنسة
Mrs. للسيدة متزوجة أو مطلقة أو ارمله
Ms. سيدة غير معروف حالتها الاجتماعية
وغالبا ما تستخدم Ms.) للسيدات) لأنها رسمية formal أكثر
- وممكن تستخدم لقب أخر مثل Dr. / Prof. / Eng.
اذا كنت لا تعرف من بالضبط الموجه إليه الايميل تستخدم عبارة إلى من يهمه الأمر ( (To whom it may concern,
أو Dear Sir,) للرجل)
أو Dear Madam,) للسيدة)
أو Greetings,) تحياتي)
2- تكتب جملة تابعة للترحيب مثل:
I hope you are doing well!
I hope this email finds you well!
3- تعرف بنفسك.
4- تذكر مجال خبرتك أو دراستك أو المكان الذي تعمل فيه
5- توضح سبب إرسال الايمل
6- تكتب عبارة شكر مثل:
Thank you for your consideration! شكرا لاهتمامك
Thank you in advance! شكرا مقدما
7- تكتب عبارة كخاتمة مثل:
Best Regards,
Best Wishes,
Kind Regards,
وبعدها التوقيع
ثم وظيفتك اذا كنت تابع لجهة عمل(Position)
وبعدهم معلومات التواصل معك (Contacts) مثل رقم التلفون وLinkedIn وWebsite ورابط صفحة شركتك على الفيسبوك اذا كنت تابع لجهة عمل.
- ملاحظة: الايميل يكون بسيط ومقسم إلى فقرات.
- للتوضيح أكثر هذا مثال مبسط للايميل الرسمي:
مثلا إذا أردت التقديم على منحة HR Internship:
- تكتب في العنوان مثلا "HR Internship"
- والايميل يكون كالتالي:
Greetings Ms. Fatma,
Hope you are doing well!
I am Cristiano Ronaldo, student at Faculty of Petroleum Engineering at Suez University.
I would like to apply for the HR Internship; the required qualifications fit me well.
I am very passionate to get this experience and I am sure that I will do great work with you.
You can find my resume attached below.
Thank you for your consideration!
In addition, I am waiting for your response.
Best Regards,
Cristiano Ronaldo
- وتضيف السيرة الذاتية (CV) وكل الأوراق المطلوبة (required documents.) كملحقات(attachment)
وفي هذه الحالة لا يشترط إضافة معلومات الاتصال بك لأنها موجودة في السيرة الذاتية.